Hoe werkt de facturatie van PS in foodservice?

In dit artikel lees je:

• uit welke onderdelen de factuur kan bestaan;
• hoe het aantal te factureren producten wordt bepaald;
• wanneer productaantallen worden gemeten;
• hoe de staffelprijs werkt;
• hoe de PS Impact Score en PCF worden gefactureerd;
• wanneer administratiekosten worden berekend.

Uit welke onderdelen bestaat de factuur?

Afhankelijk van de producten en diensten die je gebruikt, kan een factuur bestaan uit:

• het jaarlijkse abonnement;
• de jaarlijkse vergoeding voor producten in PS;
• een aanvullende vergoeding voor producten die gedurende het jaar zijn toegevoegd;
• de vergoeding voor de PS Impact Score;
• de vergoeding voor PCF-berekeningen;
• eventuele administratiekosten.

De verschillende onderdelen kunnen als aparte factuurregels op dezelfde factuur staan.

Wanneer wordt het abonnement gefactureerd?

Het abonnement wordt jaarlijks in november gefactureerd. Deze factuur heeft betrekking op het komende kalenderjaar. Het abonnement wordt dus vooraf gefactureerd.

Wil je het abonnement voor het volgende kalenderjaar opzeggen? Dan moet de opzegging volgens de contractuele opzegtermijn uiterlijk drie maanden voor het einde van het kalenderjaar bij PS in foodservice binnen zijn. Vanaf 1 oktober kan het abonnement voor het volgende jaar daarom niet meer worden opgezegd.

Meer informatie over opzeggen lees je in het artikel Hoe zeg je jouw overeenkomst met PS in foodservice op?

Hoe wordt het aantal producten bepaald?

In PS kunnen producten voor zowel Nederland als België zijn gepubliceerd. Om te voorkomen dat hetzelfde product dubbel wordt gefactureerd, wordt een ontdubbeling gemaakt tussen Target Market Nederland en Target Market België.

Na deze ontdubbeling blijft per organisatie het aantal te factureren producten over.

Een product dat in zowel Nederland als België staat, wordt daardoor niet automatisch twee keer meegeteld.

Wanneer worden de productaantallen gemeten?

Het productaantal wordt op vier momenten per jaar gemeten:

• 1 januari;
• 1 april;
• 1 juli;
• 1 oktober.

Op 1 januari wordt vastgesteld hoeveel producten op dat moment in PS staan. Dit is de basis voor de jaarlijkse productvergoeding.

Tijdens de volgende meetmomenten wordt gecontroleerd of het productaantal sinds de vorige meting netto is gestegen.

Wat betekent netto productaanwas?

Bij een kwartaalmeting wordt het actuele productaantal vergeleken met het productaantal van de vorige meting.

Alleen een netto stijging wordt gefactureerd.

Voorbeeld:

• bij de vorige meting stonden 100 producten in PS;
• daarna is één product verwijderd;
• in dezelfde periode is één nieuw product toegevoegd;
• bij de volgende meting staan opnieuw 100 producten in PS.

Het productaantal is niet gestegen. Er wordt daarom geen aanvullende productvergoeding berekend.

Staan er bij de volgende meting 110 producten in PS? Dan wordt de vergoeding berekend over de netto aanwas van 10 producten.

Hoe werkt de staffelprijs?

De productvergoeding wordt berekend aan de hand van het totale aantal producten dat bij het meetmoment in PS staat.

De staffel werkt doorlopend. Dit betekent dat niet alle producten tegen één vast bedrag worden gefactureerd. Zodra een volgende staffel wordt bereikt, geldt het lagere tarief voor de producten binnen dat gedeelte van de staffel.

Vanaf 600 producten is het maximale jaarlijkse bedrag bereikt. Producten boven dit aantal verhogen de standaard productvergoeding niet verder.

Bekijk de actuele bedragen op de pagina Prijzen voor producenten

Hoe wordt tussentijdse productaanwas gefactureerd?

Producten die na 1 januari worden toegevoegd, worden bij het eerstvolgende kwartaalmoment meegenomen.

De aanvullende vergoeding wordt naar rato berekend over het resterende deel van het kalenderjaar:

• meting op 1 april: vergoeding over negen maanden;
• meting op 1 juli: vergoeding over zes maanden;
• meting op 1 oktober: vergoeding over drie maanden.

Bij de berekening wordt gekeken naar het totale productaantal na de aanwas. Hierdoor kan een toegevoegd product binnen een lagere staffelprijs vallen dan de producten die eerder zijn gefactureerd.

Hoe worden de PS Impact Score en PCF gefactureerd?

PS in foodservice biedt twee aanvullende duurzaamheidsproducten:

• PS Impact Score: € 20,62 per product per jaar;
• PCF: € 10,31 per product per jaar.

Voor deze diensten wordt op 1 januari vastgesteld hoeveel deelnemende producten in PS staan. Op 1 april, 1 juli en 1 oktober wordt opnieuw gemeten of het aantal deelnemende producten netto is gestegen.

De vergoeding voor tussentijds toegevoegde producten wordt naar rato over het resterende kalenderjaar berekend.

De PS Impact Score en PCF hebben een vast bedrag per deelnemend product. Hiervoor geldt niet de staffel van de standaard productvergoeding.

Neemt een product deel aan zowel de PS Impact Score als PCF? Dan worden de diensten bij de facturatie afzonderlijk gecontroleerd en als aparte onderdelen verwerkt. Zo wordt voorkomen dat aantallen of tarieven onjuist worden toegepast.

De vergoedingen voor de PS Impact Score en PCF kunnen op dezelfde factuur staan als de reguliere productvergoeding van PS in foodservice.

Wanneer worden administratiekosten berekend?

PS in foodservice kan administratiekosten berekenen wanneer voor de verwerking van een factuur aanvullende handelingen nodig zijn. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer:

• PS voor iedere factuur eerst een nieuw PO-nummer moet opvragen;
• de factuur handmatig in een extern facturatieplatform moet worden ingevoerd.

Blijft hetzelfde PO-nummer ieder jaar geldig? Dan worden voor het overnemen van dit vaste PO-nummer geen aanvullende administratiekosten berekend.

Zorg er daarom voor dat facturatievoorwaarden, PO-nummers en instructies voor externe platforms tijdig bij PS in foodservice bekend zijn.