Hoe bereid je een assortimentslijst voor?

[Download het PS in foodservice-format]

In dit Excelbestand vul je de gegevens in waarmee PS de artikelen uit jouw assortiment kan vergelijken met de producten in de PS-database.

PS matcht artikelen niet op basis van de artikelnaam. Vul daarom zo veel mogelijk EAN-codes, artikelnummers en producent- of groothandelsgegevens in.

Welke gegevens vul je in?

Vul het template als volgt in:

Gegeven	Wat vul je in?
Artikelnummer (Verplicht)	Je eigen interne artikelnummer. Gebruik je geen interne artikelnummers? Vul dan per artikel een uniek fictief artikelnummer in.
Artikelomschrijving (Verplicht)	Een herkenbare omschrijving van het artikel.
Merk	De merknaam, wanneer het product een merk heeft.
EAN	De EAN van de consumenteneenheid of handelseenheid. Het maakt voor de matching niet uit welke van deze twee je hier invult.
Tweede EAN	Eventueel de andere beschikbare EAN. Ook dit mag een EAN van de CE of HE zijn.
Niet invullen	Laat deze kolom leeg.
Niet invullen	Laat deze kolom leeg.
Producentnaam (zeer wenselijk)	De naam van de producent. Je kunt hier ook een groothandelsnaam invullen wanneer de producent niet bekend is.
Artikelnummer producent	Het artikelnummer dat de producent voor het artikel gebruikt, wanneer dit bekend is.
PSID groothandel	Zoek de bijbehorende PSID op in het daarvoor bestemde tabblad van het template.
GLN groothandel	Zoek de bijbehorende GLN op in het daarvoor bestemde tabblad van het template.
Artikelnummer groothandel	Het artikelnummer waaronder de groothandel het product voert.

Gebruik bij voorkeur de daadwerkelijke producentnaam. Deze naam wordt later ook gebruikt voor het overzicht per producent en om te bepalen of een producent deelneemt aan de PS Impact Score.

Vul je alleen een groothandelsnaam in? Dan kan PS mogelijk wel een productmatch vinden, maar kan er geen volledig producentenoverzicht worden samengesteld.

Welke informatie is minimaal nodig?

Vul minimaal in:

een uniek artikelnummer;
een artikelomschrijving;
een merk, wanneer dit aanwezig is;
een producent- of groothandelsnaam;
minimaal één bruikbaar nummer om op te matchen.

Een bruikbaar nummer kan bijvoorbeeld zijn:

een EAN CE;
een EAN HE;
een artikelnummer van de producent;
een artikelnummer van de groothandel;
een PSID;
een GLN.

Alleen een artikelnaam of omschrijving is niet voldoende. PS matcht niet uitsluitend op productnamen, omdat deze per leverancier kunnen verschillen of op meerdere manieren kunnen worden geschreven.

Waar moet het artikelnummer aan voldoen?

Ieder artikelnummer mag maar één keer in dezelfde assortimentslijst voorkomen.

Gebruik je geen eigen interne artikelnummers? Maak dan voor ieder artikel een uniek fictief artikelnummer aan, bijvoorbeeld:

ART-0001;
ART-0002;
ART-0003.

Voer hetzelfde artikel niet meerdere keren op. Dit veroorzaakt een foutmelding.

Artikel- en groothandelsnummers worden opgeslagen om artikelen bij toekomstige uploads opnieuw te kunnen herkennen.

Hoe vul je de EAN-codes in?

Je kunt de EAN van de CE of de HE invullen. Voor de matching maakt het niet uit in welke van de twee EAN-kolommen je de CE of HE plaatst.

Controleer wel of:

de EAN alleen uit cijfers bestaat;
er geen spaties of leestekens in staan;
Vul de EAN niet als wetenschappelijke notatie weergeeft;
Zorg dat er geen formule wordt gebruikt in het excel maar een numerieke waarde;
het controlecijfer van de EAN geldig is.

Is een EAN niet bekend? Laat het veld dan leeg. Vul geen zelfbedachte of geschatte EAN in.

Hoe vul je groothandelsgegevens in?

Koop je het product via een groothandel? Vul dan waar mogelijk in:

de naam van de groothandel;
het artikelnummer van de groothandel;
de PSID van de groothandel;
de GLN van de groothandel.

In het template staan aparte tabbladen waarin je de bijbehorende PSID en GLN van groothandels kunt opzoeken.

Deze gegevens helpen PS om een artikel te herkennen wanneer een EAN of producentartikelnummer ontbreekt.

Wat controleer je vóór het uploaden?

Controleer:

of ieder artikel een uniek artikelnummer heeft;
of hetzelfde product niet dubbel in de lijst staat;
of zoveel mogelijk EAN- en artikelnummers zijn ingevuld;
of de EAN-codes technisch correct zijn;
of de producentnaam is ingevuld wanneer deze bekend is;
of de juiste PSID en GLN van de groothandel zijn gebruikt;
of de twee niet-gebruikte kolommen leeg zijn;

of de kolomnamen en kolomvolgorde niet zijn gewijzigd;

of het bestand in het oorspronkelijke Excel-format is opgeslagen.

Is het bestand gereed? Lees dan Hoe upload of wijzig je een assortimentslijst?.